‘Hakkens Accountants & Adviseurs werkt nagenoeg foutloos en bespaart ons kosten én frustratie’

 

Glasvezel Eindhoven B.V. is een initiatief van ondernemersverenigingen in Eindhoven. Het initiatief ging in 2007 van start, toen genoeg verenigingen de meerwaarde van een glasvezelnetwerk zagen. Glasvezel Eindhoven is uniek: nergens anders in Nederland is gekozen voor een netwerk in eigen beheer van ondernemers. De Eindhovense ondernemers wilden zeggenschap, continuïteit en beheersbare kosten. Dankzij deze constructie zijn die wensen vervuld. Vooral de exploitatiekosten worden steeds lager, en daar profiteren alle aangesloten bedrijven van. Inmiddels zijn zes industrieterreinen aangesloten. De werving van nieuwe bedrijven en bedrijventerreinen die gebruik willen maken van het glasvezelnetwerk gaat nog altijd door. En dus ook de groei van het netwerk.

 

De oude situatie
Tot 2011 regelde een lokaal administratiekantoor de financiën van Glasvezel Eindhoven. Het kantoor kon de complexiteit echter niet aan. Dat zorgde onder andere voor verkeerde boekingen en jaarrekeningen die niet werden goedgekeurd. Voor deze ontoereikende dienstverlening betaalde Glasvezel Eindhoven ook nog eens meer: het administratiekantoor had veel extra uren nodig om te proberen de materie te begrijpen. Glasvezel Eindhoven miste daarnaast inzicht in de financiële administratie, bijvoorbeeld om te bepalen of een investering verantwoord was.

 

De oplossing
Vanaf 2011 is de financiële administratie in handen van Hakkens Accountants & Adviseurs. Zij hebben wél de kennis en expertise in huis om de financiële administratie van Glasvezel Eindhoven in goede banen te leiden. De jaarrekening wordt nu bijna direct goedgekeurd, terwijl Hakkens veel minder tijd kwijt is aan de dienstverlening. Daardoor zijn ze ook veel goedkoper dan de vorige partij. Glasvezel Eindhoven heeft daarnaast nu op elk gewenst moment online inzicht in de financiële administratie.

 

De voordelen
- Hakkens heeft de kunde en expertise in huis om complexe financiële administraties in goede banen te leiden
- Hakkens is minder tijd kwijt aan het regelen van de administratie, en is daardoor veel goedkoper dan de vorige partij
- Hakkens geeft via Exact Online inzicht in de financiële administratie, van jaarcijfers tot facturen

 

‘We betalen nu minder voor een betere dienstverlening’
Marc Kuipers, directeur Glasvezel Eindhoven

 

Glasvezel Eindhoven kon alleen een succes worden als de aangesloten ondernemers bereid waren om te investeren en garant stonden voor leningen. Een glasvezelnetwerk aanleggen kost immers nogal wat. Dat maakte de financiële administratie van de B.V. erg complex. Zó complex, dat het administratiekantoor dat Glasvezel Eindhoven had aangesteld de draad kwijtraakte. Gevolg: een chaotische administratie, verkeerde boekingen en foutieve jaarrekeningen. En dus ook extra kosten en veel onnodige frustratie. Dat moest anders, vond directeur Marc Kuipers.

 

‘Ieder jaar was het goedkeuren van de jaarrekening een ontzettend gedoe’
‘Deloitte keurt onze jaarrekeningen goed,’ vertelt Marc. ‘En ieder jaar was dat weer een ontzettend gedoe: beide kantoren moesten ontzettend veel en lang heen en weer corresponderen voordat er eindelijk goedkeuring mogelijk was.’ Daaruit bleek des te meer dat het vorige administratiekantoor niet kundig genoeg was. ‘Het kostte hen ontzettend veel tijd om de materie te doorgronden. Tijd die wíj moesten betalen.’

 

Het vorige administratiekantoor werkte daarnaast met een verouderde versie van Exact. ‘Daardoor konden ze ons geen online toegang geven tot onze administratie, wat in deze tijd zeer goed mogelijk en eigenlijk onmisbaar is.’ Want Marc had dat inzicht graag gehad, in eerdere jaren. ‘Toen waren we nog fors bezig met het aflossen van leningen en dus moesten we heel goed kijken of bepaalde investeringen wel konden. Maar dat was moeilijk, want wij factureren elk half jaar. Dat betekent dat er aan het begin van en halverwege het jaar een flinke piek zit in de inkomsten. Daardoor lopen we altijd het risico dat we aan het einde van het halve en hele jaar met een liquiditeitstekort zitten.’ Pas nádat de uitgaven waren gedaan, wist Marc of die eigenlijk wel verantwoord waren. Want het was onmogelijk of op z’n minst zeer moeizaam om tussentijds inzicht te vragen bij het administratiekantoor.

 

‘Het moest anders. Het moest vooral veel beter. En als het even kon goedkoper.’ Marc ging op zoek naar een administratiekantoor dat ook accountants in huis had. Oftewel: meer specialistische kennis.

 

‘Zelfs op mijn mobiele telefoon heb ik inzicht in onze financiële administratie’
Glasvezel Eindhoven vond Hakkens Accountants & Adviseurs. Al heel snel werd duidelijk dat Marc kon rekenen op een veel betere dienstverlening – tegen veel minder kosten: ‘Want bij Hakkens zijn ze kundig, dus hadden ze veel minder uren nodig om onze administratie te voeren.’ En dat bleek vooral bij de controle van de jaarrekening: ‘Soms heeft Deloitte wel opmerkingen, maar meestal blijkt dan achteraf dat zíj een vergissing maken, en niet Hakkens.’ Hakkens werkt nagenoeg foutloos, is de ervaring van Marc. ‘Ze hebben het gewoon onder controle. Voor hen is dit een “gemiddeld” klusje qua complexiteit, terwijl het voor de vorige partij een kwelling was.’

 

Geweldig is ook het online inzicht dat Marc nu heeft: ‘Zelfs op mijn mobiele telefoon! Ik kan elke factuur zó oproepen en gemakkelijk eenvoudige vragen beantwoorden van klanten, zonder dat ik Hakkens daarvoor hoef te bellen.’ Ook kan Marc zelf een debiteurenlijst uitdraaien, zodat hij precies kan zien wie er nog moeten betalen. ‘Ik hoef alleen maar even het lijstje af te bellen om hen te herinneren. Heerlijk om dat in eigen hand te hebben.’

 

En blind uitgaven doen, is ook voorbij: ‘Dankzij het inzicht kan ik per maand zien of we nog op koers zitten volgens de opgestelde begroting. Dat geeft ontzettend veel zekerheid.’

 

‘Ik kan alles vragen, zonder dat ik daar een extra factuur voor krijg’
Bijkomend voordeel is dat Hakkens geen heel groot accountantskantoor is: ‘Daardoor blijft de benadering heel persoonlijk. Als ik een vraag heb, heb ik binnen een dag antwoord. Het vorige kantoor wist vaak het antwoord helemaal niet. En het is ook nooit te veel: ik kan alles vragen, en daar zullen ze nooit een extra factuur voor sturen. Nooit zijn er achteraf verrassingen op de rekening; daar staat altijd het van tevoren afgesproken bedrag.’ Zelfs in het begin, toen Hakkens de ‘rotzooi’ van het vorige kantoor moest opruimen: ‘Die hadden zo veel fout gedaan, Hakkens moest eerst door die puinhopen heen. Dat hebben ze gedaan zónder daar extra kosten voor te rekenen. Ontzettend coulant.’

 

Feitenkader
Naam organisatie : Glasvezel Eindhoven
Organisatievorm : B.V.
Aantal medewerkers : 1
Product : Glasvezelnetwerk voor bedrijventerreinen Eindhoven
Branche : Telecommunicatie